Help Desk Filiali

Servizio di assistenza alle filiali.

SCENARIO

Il cliente, gruppo bancario italiano, classificato tra le prime venti banche europee per capitalizzazione di mercato, ha deciso di affidare in outsourcing il servizio di supporto alle proprie filiali nell’ambito delle seguenti attività:

  • gestione documentale
  • help desk per l’utilizzo dello strumento e-Catalog
  • help desk manutenzioni immobiliari delle filiali

 

SOLUZIONE

Nell’ambito generale del servizio di archiviazione e gestione documentale, il servizio di help desk, erogato da E-Care, funge da fulcro tra le Unità Operative, i Magazzini, i Referenti Applicativi e di Servizio, comprendendo problematiche di tipo normativo/procedurale, applicativo e logistico.

L’impianto operativo prevede che il servizio di help desk sia l’unica interfaccia per la raccolta delle esigenze di assistenza delle Unità Operative e che lo stesso servizio rappresenti un canale tra i Gestori Documentali e le Unità Operative. 

Periodicamente la filiale affida il suo archivio al logistico che gli assicura un servizio completo dallo stoccaggio, alle ricerche, inserimenti, invii di documenti originali e macero.

La medesima struttura si occupa di assistere le filiali nell’utilizzo del sistema web e-Catalog sviluppato per la gestione delle richieste di manutenzione ordinaria e straordinaria, di forniture di materiale di marketing, di complementi di arredo e ne presidia il corretto workflow.

I modelli di acquisto e gli accordi quadro del cliente diventano il capitolato di servizio del Fornitore Logistico, che è responsabile e garante della consegna del bene e dell’erogazione del servizio alla Filiale. Il Logistico garantisce la disponibilità del bene e il servizio all’utente finale. 

Nell'ambito del servizio di help desk finalizzato alla manutenzione degli immobili è stato implementato un modello di tracking online delle richieste delle filiali, al fine di indirizzarle ai manutentori a contratto e verificare il livello di esecuzione degli interventi.

 

RISULTATI

Il servizio erogato da E-Care nell’ambito delle manutenzioni immobiliari consente al cliente di monitorare le richieste di intervento di manutenzione da parte delle filiali, attivare rapidamente l’ingaggio di fornitori, attivare un controllo qualitativo e quantitativo dell’attività del fornitore, gestire le differenze procedurali per zona geografica. Nell’ambito della gestione degli archivi consente di reperire velocemente la documentazione richiesta, tracciando l'entrata e l'uscita dei documenti, risolvere rapidamente criticità (archivi arretrati, errori di archiviazione, irreperibilità di documenti).

 

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